Grazie a chi sbaglia “campo” (per noi)

Ogni tanto (ma solo ogni tanto) ci troviamo a dire grazie a qualche collega che per errore inserisce tutto il suo indirizzario per il mailing nel campo “A:” invece che in “CCN:” (e cioè in copia carbone nascosta).

Ci troviamo a dire grazie, perché gli indirizzari mail sono sempre importanti, soprattutto se ben organizzati, divisi per provincia, per settore… e bla bla bla, anche se per vedere aumentare il numero di pubblicazioni di un comunicato, non basta certo aggiungere un indirizzo in mailing list. Anzi, in questo campo i rapporti personali contano davvero tantissimo.

Ad ogni modo, ogni tanto (come dicevamo), ci troviamo a dire grazie perché qualche indirizzo prezioso qua e là lo abbiamo trovato (anche se, trovarlo c’è costato un duro lavoro). Certo, non possono dire grazie le persone che di colpo, proprio a causa di questa distrazione si trovano la mail intasata di materiale che probabilmente neanche li interessa, che non fa capo al loro settore o alla loro area geografica di appartenenza… e così via. Con buone probabilità, se riuscisse a risalire all’artefice dell’errore gli toglierebbe il saluto. Per cui eccovi qualche consiglio su come organizzare al meglio le vostre mailing list e su come comportarsi nel caso in cui riceviate un “recipient” aperto e possiate quindi accedere a un patrimonio (quasi) infinito di indirizzi e di potere.

Del resto, avere una mailing list è fondamentale per qualsiasi azienda, visto che permette di comunicare con i clienti e distribuire rapidamente le informazioni a centinaia o addirittura a migliaia di persone. Certo, questo è vero se la mailing list in questione è organizzata a regola d’arte, una storia che richiede un lavoro certosino (e quindi anche molto tempo)… Vale a dire, per esempio, che non ha molto senso inviare il comunicato stampa di presentazione di un libro all’indirizzo sport@xxxxxx.it perché il rischio è solo quello di perdere un contatto utile in altre occasioni, in questo caso le notizie sportive. Oppure: che senso ha inviare il comunicato stampa della sagra della salsiccia di Acireale all’Eco di Bergamo? Insomma, avere centinaia e centinaia di indirizzi a cui inviare i propri comunicati stampa non è utile se non sapete a chi state inviando davvero quell’informazione. (Quante volte, parlo soprattutto ai colleghi giornalisti che ci seguono su questo blog, vi è capitato di ritrovarvi in casella decine e decine di comunicati stampa che in voi non suscitavano alcun gente di interesse?)

Quindi la mailing list va organizzata, vale a dire suddivisa in veri “spezzoni”. Può essere utile farlo seguendo più criteri, uno fondamentale è certamente quello geografico… L’altro è il settore di appartenenza. Dividere non significa che non possiate inviare  un messaggio comunque a tutti gli appartenenti al vostro indirizzario. Basta farlo con un maggior numero di invii.
La suddivisione può essere basata su dati demografici, psicologici… E più dati avete sugli appartenenti al vostro indirizzario, maggiore sarà la precisione dei vostri mailing.

Quale criterio faccia più al caso vostro, solo voi potete saperlo. Ad ogni modo esistono programmi di mailing che possono gestire diversi indirizzari, ma potete anche creare voi stessi un database personalizzato da aggiornare tutte le volte che qualcuno entra in contatto con voi (con la vostra azienda). Questi programmi di mailing permettono anche di studiare il funzionamento dei vostri mailing, garantendovi un accurato monitoraggio dei vari tassi (di recapito – delivery e in box -, di errore, di apertura, di click, di cliccatori, di inoltro, di disiscritti, di lamentela, di conversione) tutte questioni con cui dovete imparare ad avere a che fare, se volete essere via via sempre più efficaci.

Ci sarebbero molti altri discorsi da fare. Fra questi c’è il tema della mail personalizzata (se si vuole avere un maggiore impatto), ma anche quello relativo ai contenuti delle vostre newsletter (o più in generale dei vostri invii).